Экономия времени при работе с офисными программами

Портал "Город Минск" рекомендует.

Экономия времени при работе с офисными программами

Как можно сэкономить время работая с офисными программами (MS Word, MS Excel и пр.)? Начнём с рассмотрения такого примера, как копирование текста из одного файла в другой. Знакомая ситуация? Как это делает обычный пользователь ПК? Выделяет курсором нужный текст, кликает по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню находит команду "Копировать" и кликает по ней. Затем пользователь открывает документ, куда хочет сохранить текст. Там выполняет почти те же действия. А именно, кликает правой кнопкой мышки, в появившемся контекстном меню ищет команду "Вставить", кликает по ней. Готово!

Видите? Простенькая формула "Copy & Paste" превращается в целый комплекс совершенно бесполезных операций. Не прилагая больших усилий, можно подсчитать, что он (этот комплекс) включает в себя 8 долгих шагов.

Но ведь можно всё сделать намного быстрее! Всего за 4 простых шага: выделить - скопировать - открыть - вставить. Каждый здравомыслящий человек понимает, что совершение дополнительных действий требует дополнительных затрат времени.

"Как избежать этих затрат?", - поинтересуетесь Вы. Объясним. Работая с ПК, у вас занята лишь одна рука (обычно правая), та которой вы держите мышь. Чтобы сэкономить своё время, нужно задействовать свободную руку. Для этого есть несколько "волшебных" клавиш и их комбинации, которым мы вас сейчас научим. Рекомендуем вам выучить их и постоянно использовать при работе на ПК.

При работе с текстом используйте следующие сочетания клавиш:

- выделить всё: Ctrl + A

- копировать: Ctrl + C

- вырезать: Ctrl + X

- вставить: Ctrl + V

- заменить: Ctrl + H

- отмена действия: Ctrl + Z

Они-то и заменяют большинство ненужных действий в рассмотренном нами выше примере. То есть действия "правый клик-контекстное меню-клик" заменяются на Ctrl+C (копировать) и Ctrl+V (вставить). Налицо значительная экономия времени.

А что же на счет других команд, например, "подчеркнуть", "сохранить" и т.п.? Для них тоже есть свои "аналоги" на клавиатуре. Вот сочетания клавиш, используемые для верстки текста:

- выделение "жирным": Ctrl + B

- подчеркивание: Ctrl + U

- курсив: Ctrl + I

Теперь приведём сочетания клавиш, используемые при работе с большинством программ (файловые редакторы, браузеры и другие приложения):

- создание нового окна или документа: Ctrl + N

- открытие документа или файла: Ctrl + O

- печать документа: Ctrl + P

- поиск: Ctrl + F

- сохранение: Ctrl + S

Последнее сочетание клавиш (Ctrl + S) следует выучить в числе самых первых. Оно сильно поможет вам при работе с текстом. Например, при написании статьи, книги, редактировании или написании html-кода (практически, чего угодно). Главная выгода этого сочетания - гарантия сохранности вашей работы. Поняли о чём речь? При частом использовании "волшебных" клавиш вы научитесь применять их постоянно. Если вы регулярно сохраняете документ (используя Ctrl + S), с которым работаете, вы гарантированно оберегаете себя от потери данных.

Спросите: "Зачем мне это? Я ведь могу в конце работы так же успешно всё сохранить". Отвечаем: а что, если компьютер ни с того ни с сего выключится? Для этого может быть много причин. Самая банальная - отключение электроэнергии или нестабильная работа электрической сети. Хорошо, если у вас стоит блок бесперебойного питания. А если нет? Или такой пример. У многих системный блок стоит на полу или на специальной подставке под столом. У таких пользователей ПК бывает, что они нечаянно задеваю ногой кнопу "Включение" (она же - отключение) или же "Reset". Естественно, компьютер выключается. Что же происходит с данными, которые пользователь не успел сохранить? Результат очевиден: они теряются (полностью или частично - зависит от параметров автосохранения).

Другие возможные причины незапланированного выключения компьютера предложите сами. Так что регулярное сохранение документа в процессе работы должно стать для вас обязательным правилом!

В оправдание использования именно клавиш, а не контекстного меню, можно сформулировать своеобразное правило, вытекающее из вышесказанного: "Меньше действий - меньше затрат времени".

Существуют и другие полезные клавиши:

- Shift - позволяет выделять тест без использования мышки, а в сочетании с клавишей "Del" удалять файл без помещения его в корзину;

- Ctrl - помимо сочетаний с другими клавишами, обладает и самостоятельными функциями: позволяет передвигать курсор в тексте от слова к слову, а не по-буквенно, как обычно, без использования мышки.

Как видите, недооценка или незнание таких простых приёмов жестоко может отразиться на вашем рабочем и личном времени. И наоборот, знание и использование их на практике позволит сэкономить ваше время при работе на компьютере в 2-3 раза (а может и больше).